Qué debe guardar una empresa como evidencia de jornada laboral
El valor de un registro de asistencia aumenta cuando una empresa puede explicar quién registró qué, cuándo ocurrió, qué se corrigió y por qué. Una hoja con totales finales rara vez cuenta toda esa historia.
Lo esencial
Eventos originales
Conserva empleado, fecha y hora, tipo de movimiento y origen del registro. Estos datos son la base para reconstruir una jornada.
Incidencias
Una checada faltante, una jornada abierta o una excepción de horario debe documentarse por separado, con notas y estado de resolución.
Correcciones con responsable
Si un dato cambia, registra quién autorizó la corrección, cuándo se realizó y cuál fue el motivo. Evita reemplazar silenciosamente el registro original.
Reportes por periodo
RH debe poder consultar y exportar información por empleado y rango de fechas para conciliación, auditoría interna o revisión administrativa.
Políticas y aceptación
Cuando la empresa tenga políticas internas sobre el uso del sistema, conviene versionarlas y documentar su comunicación o aceptación conforme a sus procesos y obligaciones aplicables.
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Preguntas frecuentes
¿Es suficiente un Excel con horas totales?
Puede servir operativamente, pero ofrece menos trazabilidad que conservar los eventos que originaron cada total.
¿Debo borrar un registro equivocado?
Es preferible conservar el original y documentar una corrección, siempre que el proceso y las políticas de la empresa lo permitan.
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